Virtuelle Unternehmen werden als Firmenverbünde verstanden, in denen auftrags- bzw. projektbezogen zusammengearbeitet wird um eine flexible Verknüpfung der Kompetenzen oder Kapazitäten der beteiligten Firmen zu erreichen. Die für die Zusammenarbeit notwendige Kommunikation und Abstimmung über räumliche Distanzen hinweg erfolgt durch geeignete Informations- und Kommunikationssysteme.
Das im Projekt @VirtU entwickelte diagnostischer Frühwarnsysteme für die Arbeit in virtuellen Unternehmen soll Defizite in der Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmensnetzwerken aufdecken und geeignete Gegenmaßnahmen unterstützen. Um eine anwendernahe Entwicklung zu gewährleisten finden ein reger Austausch mit Praxispartnern und eine Erprobung des Systems statt.
Im Fokus der Frühwarnung liegen die Auswirkungen weicher Faktoren auf den Erfolg virtueller Unternehmen. Zu deren Bestimmung werden Web-basierte Screening-Test in Form von Online-Fragebögen eingesetzt die auf die Identifikation von Problembereichen abzielen. In nachgelagerten Detailbefragungen werden auffällige Problembereiche näher untersucht. Dazu wird folgendes Frühwarnmodell zu Grunde gelegt:
a) Zuerst werden wichtige Kriterien für den Erfolg der Zusammenarbeit erfasst, z. B. Form und Inhalt der Kommunikation zwischen den beteiligten Firmen und Mitarbeitern sowie Motivation und Umgang der Mitarbeiter untereinander.
b) Durch Fragebögen erfolgt die Messung der erfassten Kriterien. Im Laufe des Projektes @virtu werden umfangreiche die Daten unterschiedlicher virtueller Unternehmen und Teams gesammelt. In Verbindung mit relevanten Kennzeichen (Anzahl der Standorte, Größe des Teams, etc.) ermöglicht dies einen Vergleich (Benchmarking) zu ähnlich strukturierten Unternehmen und Teams.
c) Die längerfristige Begleitung virtueller Unternehmen oder Teams kann Veränderungen zwischen verschiedenen Zeitpunkten aufzeigen. Hiermit wird die Entwicklung der Zusammenarbeit verdeutlicht. Veränderungen in der Arbeitsweise virtueller Unternehmen oder Teams im Laufe der Zeit werden erfasst und gemeinsam mit den involvierten Teilnehmern interpretiert.
d) Die aggregierten Ergebnisse werden an das jeweilige Unternehmen bzw. Team unter Wahrung der Anonymität der Teilnehmer in aufbereiteter Form weitergegeben.
e) Bei Handlungsbedarf werden Maßnahmen zur Reduzierung von Abweichungenfestgelegt und umgesetzt.
Die Durchführung der Befragungen findet in Zielgruppen statt, die eine große Heterogenität aufweisen. Die einzelnen Teams haben z. B. unterschiedliche Zielsetzungen, Muttersprachen, Führungsstrukturen und Infrastrukturvoraussetzungen. Darüber hinaus werden Befragungen oft als Zusatzbelastung empfunden, insbesondere wenn unter Projektdruck lange Fragebögen auszufüllen sind, deren Nutzen in Bezug auf die konkrete Situation des jeweiligen Teams nicht abgeschätzt werden kann.
Die IT-Stützung soll es ermöglichen, Befragungen an die aktuellen Bedürfnisse eines Teams anzupassen, effizient durchzuführen und auszuwerten. Darüber hinaus soll die Rückmeldung der aufbereiteten Ergebnisse an die befragten Teams derart erfolgen, dass diese diskutiert und annotiert werden können um zur Reflektion der eigenen Arbeitsweise anzuregen und gemeinsam über die weitere Gestaltung des Frühwarnprozesses zu entscheiden.